Sharepoint Online: Hvordan legge ved filer fra Sharepoint i en e-post

Det finnes flere metoder som kan brukes når du ønsker å sende en fil fra Sharepoint i en e-post.

 

1. Sende med en link til filen

Det er mulig å lage linker til filer og mapper i Sharepoint. Disse linkene kan settes opp med forskjellige rettigheter ettersom hvem som skal motta linken. Som standard settes det opp rettigheter innenfor din organisasjon, og mottaker må derfor logge inn for å få tilgang til filen.

  1. Velg filen eller mappen du vil dele, og velg deretter Del fra menylinjen i Sharepoint.
    del-kobling.PNG
  2. Nå kan du velge Kopier kobling og linken er klar til å deles innefor organisasjonen som beskrevet over. Hvis du vil f.eks. dele med personer som skal slippe å logge inn gjøres det på følgende måte.
  3. Trykk på nedtrekksknappen i samme vindu, boksen vil da se sånn ut:
    del-kobling2.PNG
  4. Her velger du Alle. Du har også mulighet til å tillate redigering av fila for alle som har linken. Vær forsiktig med å skru på dette. Det kan også settes på en utløpsdato på linken. Trykk Bruk når du har gjort innstillningene.
  5. Linken kan da kopieres og limes inn i en e-postmelding (CTRL+V).

Fordeler

Dette er måten vi anbefaler. Mottaker av linken har alltid siste versjon av filen. Hvis det er skrudd på, kan mottaker redigere filen (på web) og endringene vil da synkes tilbake til Sharepoint. De samme delingsmulighetene kommer også til OneDrive.

Ulemper

Det må gjøres noen tekniske endringer for at deling til Alle skal være lov. Dette fikser supporten vår. Det kan også være litt uvant for mange og ikke ha en "fysisk" fil å forholde seg til.

 

2. Laste ned en kopi av filen

Det er mulig å laste ned kopi av filen og sende denne. De som har synket filer med OneDrive, kan også bare dra disse filene inn i en e-post. Dette blir også bare en kopi av filen.

  1. Velg filen du vil laste ned og trykk Last ned
    lastned.PNG
  2. Filen vil nå mest sannsynlig laste seg ned til din nedlastningsmappe og du kan dra den inn i en e-post.

Fordeler

Enkelt og kjent for de fleste.

Ulemper

Det er flere ulemper ved å gjøre det på denne måten. Det er fort gjort å få flere forskjellige versjoner av samme fil hos mange i bedriften. Filene sendes ofte at og fram når flere skal gjøre endringer. Det tar mye tid å slå sammen filene til riktig versjon. Du har ikke mulighet til å fjerne tilgang for mottaker. Har du sendt en kopi av filen, kan mottaker beholde den så lenge de vil. Det er tungvint å sende ut flere filer. Med en link, kan du sende en link direkte til en mappe som inneholder flere filer.

 

3. Legge til fra nettplassering i Outlook.

Denne metoden er pt. (10.07.2017) ikke oppdatert mot de nye funksjonene i Sharepoint. Vi velger derfor ikke å utdype disse nå. Infomasjon om denne metoden finnes i kildene.

 

Kilder:

Dele Sharepoint Online filer eller mapper
https://support.office.com/nb-no/article/Dele-SharePoint-filer-eller-mapper-i-Office-365-1fe37332-0f9a-4719-970e-d2578da4941c?ui=nb-NO&rs=nb-NO&ad=NO

Legge ved filer i Outlook e-postmeldinger
https://support.office.com/nb-no/article/Legge-ved-filer-eller-sette-inn-bilder-i-Outlook-e-postmeldinger-bdfafef5-792a-42b1-9a7b-84512d7de7fc?ui=nb-NO&rs=nb-NO&ad=NO