Sharepoint Online: Forskjeller fra en tradisjonell filserver

Det er flere forskjelliger mellom Sharepoint Online og en tradisjonell filserver som er greit å vite om. Sharepoint sin kjerne er designet for å være en samarbeidsplattform. Dette fører med seg mange fordeler som en ikke får på en tradisjonell filserver.

 

1. Samarbeid

Filer som ligger i Sharepoint kan redigeres samtidig av flere personer. Redigeringen kan skje online, eller det er også mulig å redigere samtidig lokalt på sin PC. (Da må filene være synket med OneDrive og benytte nyeste Office versjon)

 

2. Integrasjoner

Ettersom filene ligger i Sharepoint Online som igjen er en del av Office 365 åpner dette for utallige integrasjoner. Filene integresers med alle produktene i Office 365, og det finnes mange tredjeparts integrasjoner som åpner for uante muligheter. 

 

3. Versjonshåndtering

Sharepoint tilbyr versjonshåndtering av alle filene. Det betyr at det er fult mulig å rulle tilbake en versjon hvis det har skjedd en uønsket endring.

 

4. Tilgjengelighet

Alle filene er tilgjengelig fra hvor som helst. Alt som trengs er en støttet enhet og internett. Brukerne kan logge seg inn på online grensesnittet og lese dokumenter og gjøre endringer. Enheter som kan brukes er iPhone, iPad, Android, Windows phone, Windows tablet, Windows PC og Mac.

 

Ulemper

På grunn av at Sharepoint er en samarbeidsplattform er det ikke lagt til rette for lagring/arkivering av store datamengder. I det siste har det kommer mange forbedringer på dette feltet, f.eks. økning av maks filstørrelse fra 2 GB til 15 GB. Det er forsatt noen begrensning som er greit å vite om.

 

1. Antall filer i en Sharepoint "document library"

Se for deg at et dokumentbiblioteket i Sharepoint kan sammenlignes med en nettverkstasjon f.eks. F:\Felles. I utgangspunktet kan et dokumentbiblioteket ha 30 million filer og mapper. Begrensningen oppstår hvis noen vil synkronisere denne "document library" ned lokalt med OneDrive. Skal et dokumentbiblioteket synkes kan det ikke inneholde mer en 100 000 filer. Har en bedrift over 100 000 filer må det deles opp i flere dokumentbiblioteket.

 

2. Begrensning i filnavn, filtype og lengde filbane

I Sharepoint finnes det flere begrensinger på filene. Filnavnet kan ikke inneholde følgende tegn: " * : < > ? / \ | Filene kan ikke være av typen: .aspx, .asmx, .ascx, .master, .xap, .swf, .jar, .xsf og .htc. Filbanen, inkludert filnavnet kan ikke overstige 400 tegn.

 

3. Lokal lagring ved synkronisering

Hvis flere i bedrifter ønsker å ha filene i et dokumentbiblioteket lokalt, må det synkes med OneDrive. Disse filene vil da ta opp like mye plass på hver PC. Det er mulig å ha en selektiv synk som bare synker de mappene som brukes av en bestemt ansatt. Det vil også senere i år (Q4 2017) komme forbedringer til Windows 10 og OneDrive som gjør at du ser alle filene i Sharepoint, men de lastes bare ned når de skal jobbes på.

 

4. Ulemper med synkronisering

Hvis en ansatt kun jobber på filene sine som er synket ned lokalt og f.eks. PC ikke har internett forbindelse kan det oppstå datatap hvis disse endringene ikke får synket til Sharepoint. Pass på at OneDrive kjører på PCen mens det jobbes og hvis det jobbes "offline" vær nøye med å sjekke at alt synker når PCen er "online" igjen. Pga. dette anbefaler vi alle å ha fil-backup i tillegg på hver PC, f.eks. Crashplan som vi kan levere.

 

Kilder:

Sharepoint Online limits and quotas
https://support.office.com/en-us/article/SharePoint-Online-limits-and-quotas-8f34ff47-b749-408b-abc0-b605e1f6d498?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Filnavn og filbane
https://support.office.com/en-us/article/Invalid-characters-in-file-or-folder-names-or-invalid-file-types-in-OneDrive-for-Business-64883a5d-228e-48f5-b3d2-eb39e07630fa?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Filtyper
https://support.office.com/en-us/article/Types-of-files-that-cannot-be-added-to-a-list-or-library-30be234d-e551-4c2a-8de8-f8546ffbf5b3#ID0EAADAAA=Online